Dicas de Como Organizar Documentos

Como organizar documentos da forma correta

Você provavelmente tem uma pilha de documentos que você sabe que deve manter, mas você não tem ideia de como organizar documentos. Armazenar documentos importantes pode ser um desafio, mas se organizar pode poupar tempo, eliminar a desordem e dar-lhe paz de espírito.

Começar organizado é essencial. Se algo aconteceu e você precisava rever a fatura de um cartão de crédito de dois meses atrás, você saberia onde encontrá-lo? Você pode rapidamente ter acesso a sua certidão de nascimento? Se a resposta for não, então talvez seja hora de começar a organização. Colocando seus documentos importantes em ordem não é apenas uma questão de estética. Se algo acontecer, sabendo exatamente como acessar documentos importantes da sua família pode poupar-lhe um monte de problemas – basta pensar no tempo e esforço que seria necessário para substituí-los.

Ter seus documentos organizados adequadamente que permitem acesso rápido aos seus documentos importantes vai eliminar uma grande quantidade de stress. Para isso basta seguir algumas dicas de como organizar documentos.

Primeiro, você precisa reunir tudo o que você tem e classificá-lo em algumas pilhas diferentes (importante, moderado e lixo). Enquanto estiver fazendo isso, leia com atenção o documento que tem em mãos. Obviamente haverá coisas que são de alta prioridade , tais como certidões de nascimento, de casamento, contrato de planos de saúde, mas haverá também coisas que você realmente não precisa manter.

Documentos que podem ser classificados como muito importante deve ir em uma pilha . Nascimento ou óbito, carteirinha de vacinas e passaportes são todos prioridade , e esses itens devem ficar em uma caixa fechada, em um local seguro.

Documentos moderadamente importantes devem ir na segunda pilha . Registros fiscais , fotos de família , transcrições , diplomas escolares e declarações de investimento são importantes , mas talvez não precise ser acessados ​​regularmente. Esses itens podem ser colocados em um arquivo ou pasta.

E sobre a pilha de lixo ? Enquanto esta categoria parece auto-explicativa, você pode achar que é difícil determinar o que constitui lixo. Em alguns casos, o medo de jogar fora alguma coisa que você pode precisar, faz com que você mantenha papelada desnecessária, mas não tenha medo de jogar fora. É a única maneira de minimizar a confusão e estabelecer o que é verdadeiramente importante.

Você não precisa manter tudo sempre. Na verdade, muitos dos documentos que você acha que precisa podem ir para o lixo.

Aqui estão algumas orientações que podem ajudar você a decidir o que manter e por quanto tempo:

– Extratos bancários – Se você não tem acesso on-line à sua conta, mantenha seus extratos bancários por três anos. Você pode querer considerar receber seus extratos bancários via internet. Isso pode ajudá-lo a eliminar a desordem e ter todos os seus extratos bancários disponíveis com o clique de um mouse.
– Declarações de imposto – Por quanto tempo você guarda os documentos relacionados com o imposto depende de que tipo de atividade as declarações mostram. Como regra geral, mantenha estes documentos durante sete anos.
– Faturas de Cartão de crédito – Depois de verificar a a fatura, você pode jogar fora. Se a sua fatura tem qualquer informação de identificação, ela precisa ser rasgada para minimizar o risco de roubo de identidade. No entanto, se você fez uma grande compra ou ainda não recebeu um item de compra, certifique-se que você tenha uma cópia da sua fatura em caso de ser necessário entrar em contato com o local da compra. Sua fatura de cartão de crédito pode provar que você pagou.

Existem muitos métodos para organizar seus documentos importantes. Você pode guardar em um arquivo dentro de pastas com etiquetas especificando os tipos de documentos e até mesmo datas. Ou você pode utilizar o armazenamento on-line ou digital.

Manter uma copia de RG, CPF, Carteira de motorista na carteira, e o original em casa, é uma forma de evitar ter que fazer um novo documento caso, você perca o original.

Usar seu computador para armazenar documentos e fotos importantes é uma maneira simples de se organizar. No entanto, tão maravilhosa quanto a tecnologia é , nem sempre é perfeita. Acidentes podem acontecer, então o melhor é guardar em nuvem ou fazer um backup para salvar suas informações online.

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